華僑茶業(yè)發(fā)展研究基金會(huì)檔案和證章管理制度

　　

                                                華僑茶業(yè)發(fā)展研究基金會(huì)檔案和證章管理制度

一、檔案管理

 1.基金會(huì)的檔案由基金會(huì)辦公室秘書(shū)負(fù)責(zé)收集、整理和保管，秘書(shū)長(zhǎng)檢查、指導(dǎo)。

 2.歸檔的文件材料要求完整、準(zhǔn)確，并及時(shí)分類(lèi)整理、立卷、歸檔材料應(yīng)妥善管理，不得丟失或損毀。

 3.歸檔范圍包括上級(jí)主管部門(mén)的文件材料與本會(huì)的文件材料。

 上級(jí)主管部門(mén)的文件材料包括以下內(nèi)容：

（1）上級(jí)主管部門(mén)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議主要文件材料；

（2）上級(jí)主管部門(mén)頒發(fā)的本會(huì)要執(zhí)行文件，以及普發(fā)的、需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件；

（3）領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本會(huì)工作時(shí)的重要指示、講話(huà)、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料；

（4）上級(jí)主管部門(mén)和有關(guān)部門(mén)頒發(fā)或出具的各種有效證件及憑證。

本會(huì)的文件材料包括以下內(nèi)容：

（1）本會(huì)召開(kāi)理事會(huì)、表彰大會(huì)的會(huì)議文件，以及各種音像材料；

（2）本會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)形成的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、紀(jì)要等；

（3）本會(huì)頒發(fā)的各種正式文件及簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿等；

（4）本會(huì)的請(qǐng)示與上級(jí)部門(mén)的批復(fù)文件；

（5）本會(huì)年檢、考核、評(píng)先材料；

（6）本會(huì)統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料；

（7）本會(huì)成立、合并、更名、啟用印章、章程、制度等文件資料；

（8）本會(huì)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)等；

（9）本會(huì)的歷史沿革、大事記、年鑒，反映本會(huì)重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、聲像材料，榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽影像

等文件材料；

（10）本會(huì)歷屆理事會(huì)名冊(cè)及志愿者名冊(cè)；

（11）本會(huì)與有關(guān)單位、團(tuán)體、企事業(yè)單位來(lái)往的協(xié)議書(shū)、重要文件及需要執(zhí)行的法規(guī)性文件；

（12）本會(huì)工作人員聘用、待遇、考核、辭退、獎(jiǎng)懲等文件材料；

（13）其他具有保存價(jià)值的文件材料。

4.基金會(huì)工作人員應(yīng)將歸檔的文件材料按規(guī)定分類(lèi)、整理、裝訂、編目、保存，并編制索引，便于決策者參考利用。

二、證章管理

1.本基金會(huì)法人登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證由基金會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)保管，并按規(guī)定按時(shí)接受民政部的年檢。

2.本基金會(huì)印章由秘書(shū)長(zhǎng)保管。日常工作由秘書(shū)長(zhǎng)主持，需蓋本基金會(huì)印章的由秘書(shū)長(zhǎng)負(fù)責(zé)。非日常工作范圍內(nèi)的重要事項(xiàng)的處理或重要文件的印發(fā)，必須報(bào)理事長(zhǎng)簽署后加蓋本基金會(huì)印章。

3.本基金會(huì)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證和本基金會(huì)印章應(yīng)妥善保管，不得遺失或損壞，出現(xiàn)遺失、損壞或違規(guī)事件。

                                    2021年10月21日